Η Διοίκηση Έργων αυξάνει την Διαφάνεια! Πως η Διοίκηση Έργων (Project Management) μπορεί να βοηθήσει αποτελεσματικά την υλοποίηση και των έλεγχο των Δημοσίων έργων;

Των Δρ. Παναγιώτη Χατζηπάνου και Θεοφάνη Γιώτη

Ο Edward Deming, ο πατέρας της ποιότητας είχε πει: «Δεν μπορείς να βελτιώσεις ότι ΔΕΝ μπορείς να μετρήσεις!». Πως μπορούμε λοιπόν να βελτιώσουμε τα δημόσια έργα στην χώρα μας; Πως μπορεί η κεντρική κυβέρνηση να απαντήσει σε καίρια ερωτήματα όπως:

• Πόσα έργα εκτελούνται ανά δήμο, ανά περιφέρεια ή σε όλη τη χώρα;
• Ποια είναι η μηνιαία απορρόφηση ανά έργο, ανά δήμο, ανά περιφέρεια ή σε επίπεδο χώρας;
• Πόσα έργα καθυστερούν χρονικά και πότε θα τελειώσουν;
• Πόσα έργα έχουν υπερβάσεις κόστους και πόσο θα κοστίσουν στο τέλος τους;
• Ποια έργα έχουν τους μεγαλύτερους κινδύνους;

Σε αυτές τις ερωτήσεις, παγκοσμίως μπορούν να απαντήσουν μόνο κυβερνήσεις που διαθέτουν Γραφείο Διοίκησης Έργων (ΓΔΕ) ή στην Αγγλική Project Management Office (PMO).

Τι κάνουν άλλες Κυβερνήσεις;

Κάποιες κυβερνήσεις παγκοσμίως υλοποιούν κεντρικές δομές ΓΔΕ με στόχο την επιτελική παρακολούθηση και πρόοδο όλων των έργων (projects) ή των προγραμμάτων έργων (programs) που υλοποιούνται. Η κυβέρνηση του Καναδά το ονομάζει «Κύριο ΓΔΕ – Major Projects Management Office» και έχει διαθέσιμα στο διαδίκτυο πληροφορίες για τα έργα που εντάσσονται σε αυτό. Η κυβέρνηση της Αυστραλίας υλοποιεί ΓΔΕs σε διάφορους κυβερνητικούς οργανισμούς. Η Λιβερία έχει υλοποιήσει «Εθνικό ΓΔΕ – National Project Management Office» για την πιο αποτελεσματική υλοποίηση των έργων. Η κυβέρνηση των ΗΠΑ υλοποιεί ΓΔΕs σε πολλαπλά επίπεδα διοίκησης.

Στο «PMI® North America Global Congress 2010», το μεγαλύτερο παγκόσμιο συνέδριο για Διοίκηση Έργων που έγινε στις 9-12 Οκτ. 2010 στηνWashington DC, ο Vivek Kundra, Διευθυντής Πληροφορικής την Η.Π.Α. (CIO of USA), δήλωσε: «Η Διοίκηση Έργων είναι ο κύριος παράγοντας επιτυχίας των έργων Πληροφορικής! Χωρίς αυτή η αποτυχία είναι δεδομένη». Επίσης τόνισε ότι η κυβέρνηση των ΗΠΑ έχει υλοποιήσει επιτελικά Γραφεία Διοίκησης Έργων και πληροφοριακά συστήματα που επιτρέπουν τόσο στον Πρόεδρο Obama, όσο και στους πολίτες των ΗΠΑ, να βλέπουν την πρόοδο των έργων πληροφορικής από το Διαδίκτυο.

Τι είναι το ΓΔΕ;

«Η Έναρξη της Σοφίας είναι ο Ακριβής Καθορισμός των Όρων» τόνιζε ο αρχαίος Έλληνας φιλόσοφος Σωκράτης. «Το ΓΔΕ είναι μια οργανωτική δομή ή οντότητα που αναλαμβάνει διάφορες αρμοδιότητες σχετικές με την κεντρική και συντονισμένη διοίκηση των έργων του πεδίου ορισμού. Οι αρμοδιότητες του ΓΔΕ μπορούν να εκτείνονται από το να υποστηρίζει τα έργα (projects), μέχρι το να είναι υπεύθυνο για την διαχείριση των έργων (projects)», PMBOK®, 4^η έκδοση, 2008, Project Management Institute – PMI (το PMBOK® είναι πρότυπο από τον οργανισμό ANSI και θεωρείται το defacto παγκόσμιο πρότυπο για διοίκηση έργων).

Σε γενικές γραμμές το ΓΔΕ ασχολείται με την παρακολούθηση και/ή την διαχείριση των έργων (projects) και των προγραμμάτων έργων (programs). Σύμφωνα με τους Rad and Levin, 2004, τα πέντε επίπεδα ωριμότητας ενός ΓΔΕ είναι:

• 1^ο: Υποστηρίζει ένα έργο του οργανισμού
• 2^ο: Υποστηρίζει πολλά έργα μέσα σε ένα πρόγραμμα έργων του οργανισμού
• 3^ο: Υποστηρίζει μια Διεύθυνση της του οργανισμού
• 4^ο: Υποστηρίζει όλον τον οργανισμό
• 5^ο: Υποστηρίζει την Επιχειρησιακή Στρατηγική και την κατανομή πόρων στα έργα όλου του οργανισμού

ΓΔΕ για Κυβερνήσεις

Ένα ΓΔΕ σε κυβερνητικό επίπεδο μπορεί να υλοποιηθεί σε πολλά διαφορετικά επίπεδα. Κάποιοι επιμένουν ότι θα πρέπει να υπάρχει ένα ΓΔΕ ανά υπουργείο. Άλλοι τονίζουν ότι κάθε κυβερνητικός οργανισμός που υλοποιεί έργα θα πρέπει να έχουν ένα ΓΔΕ. Άλλοι προτιμούν ένα ΓΔΕ ανά περιφέρεια. Άλλοι, αντιτίθενται  πλήρως και δεν θέλουν καν την υλοποίηση ΓΔΕ σε κυβερνητικό επίπεδο γιατί το ΓΔΕ, όπως και η Διοίκηση Έργων (Project Management), είναι συνώνυμα της ΔΙΑΦΑΝΕΙΑΣ.

Το ΓΔΕ σε επίπεδο κυβέρνησης είναι ο συνδετικός κρίκος μεταξύ των έργων που εκτελούνται σε όλη την χώρα και της Προεδρίας της Κυβερνήσεως. Το ποια έργα θα επιλεγούν για να παρακολουθούνται από αυτό το επιτελικό ΓΔΕ είναι θέμα πολιτικής απόφασης. Στην ιδανική του μορφή αυτό το ΓΔΕ θα είναι για την Προεδρία της Κυβερνήσεως ότι είναι ο πύργος ελέγχου για τους πιλότους. Αυτό το ΓΔΕ θα πρέπει να καθοδηγεί τα έργα με ασφάλεια καθ’ όλη την διάρκεια υλοποίησή τους, ελαχιστοποιώντας ταυτόχρονα τους κινδύνους αυτών. Επίσης θα πρέπει να παρακολουθεί και να συντονίζει τα έργα έτσι ώστε να αποφεύγονται συγκρούσεις έργων ή και πόρων. Τέλος αυτό το ΓΔΕ θα πρέπει να είναι ο θεσμοθετημένος συνεργάτης και ο υψηλού επιπέδου συντονιστής των διαχειριστών/διοικητών έργων (project managers).

ΓΔΕ για την Ελληνική Κυβέρνηση

Γενικά υπάρχουν τρεις επιλέξιμοι τύποι ΓΔΕ οι οποίοι διαφέρουν στον βαθμό του ελέγχου και της επιρροής που μπορούν να ασκήσουν στα έργα: 1) το Υποστηρικτικό ΓΔΕ (Supportive), 2) το Ελεγκτικό ΓΔΕ (Controlling) και 3) το Εκτελεστικό ΓΔΕ (Directive). Ο τύπος που κρίνεται καταλληλότερος για την Προεδρία της Ελληνικής Κυβέρνησης είναι κατ’ αρχάς του Υποστηρικτικό ΓΔΕ με στόχο την μετεξέλιξη του σε Εκτελεστικό ΓΔΕ  μέσα σε χρονική περίοδο 3-5 ετών που θα αποκτηθεί η απαιτούμενη ωριμότητα. Αυτό το ΓΔΕ θα μπορούσε να εστιάσει στον «στρατηγικό προγραμματισμό», τον «ορισμό προτεραιοτήτων» και την «εκτέλεση» των έργων και των προγραμμάτων έργων που θα εξυπηρετούσαν τον στρατηγικό σχεδιασμό της κυβέρνησης, τόσο για τα έργα του ΕΣΠΑ όσο και για οποιοδήποτε άλλο έργο του προγράμματος δημοσίων επενδύσεων.

Όμως η μοναδική υλοποίηση που φαίνεται να είναι ιδανική σε επίπεδο κεντρικής κυβέρνησης στην Ελλάδα, είναι η «Δημιουργία Επιτελικού Γραφείου Διοίκησης Έργων (ΓΔΕ) στην Προεδρία της Κυβερνήσεως». ΔΗΛΑΔΗ ΠΑΡΑ ΤΟ ΠΡΩΘΥΠΟΥΡΓΟ. Αυτή η υλοποίηση είναι η μόνη η οποία εγγυάται ότι δεν θα εμπλακούν μικροκομματικά και άλλα συμφέροντα και εξασφαλίζει ότι το ΓΔΕ θα μπορεί να ενημερώνει σε μηνιαία βάση την κυβερνητική επιτροπή για την πορεία των έργων. Το ΓΔΕ παρά το Πρωθυπουργό εγγυάται επίσης ότι είναι η μόνη προσέγγιση που έχει αυξημένες πιθανότητες υλοποίησης.

Αυτή η κεντρική επιτελική δομή θα λειτουργεί εντελώς ανεξάρτητα από οποιαδήποτε άλλη δομή παρακολούθησης έργων υπάρχει θεσμοθετημένη στην χώρα χωρίς να υποκαθιστά καμία από αυτές τις αρχές. Εκτός των άλλων, η πιο βασική πληροφορία που θα δίδει αυτό το επιτελικό ΓΔΕ σε πρώτη φάση, θα πρέπει να είναι η αναφορά στην εξέλιξη των έργων με χρήση του Πράσινου, Κίτρινου και Κόκκινου διακόπτη.

Η πιο κρίσιμη διαδικασία για αυτό το ΓΔΕ είναι ο τρόπος ενημέρωσης της εξέλιξης των έργων. Η ενημέρωση των στοιχείων του ΓΔΕ προτείνεται να γίνεται αυστηρά και ΜΟΝΟ με χρήση του διαδικτύου από τον ΕΠΙΚΕΦΑΛΗΣ του έργου (Project Manager) που θα έχει και την τελική ευθύνη της ορθότητας των στοιχείων που υποβάλλει κάθε 15 ή 30 ημέρες.

Διαφάνεια, ΓΔΕ και Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση

Κάποιες χώρες έχουν προχωρήσει αρκετά στον τομέα της Διοίκησης Έργων και έχουν διαθέσιμες στο διαδίκτυο πληροφορίες όπως:

• Προκήρυξη του έργου με χρονοδιάγραμμα, κόστος και φυσικό αντικείμενο
• Εταιρείες που συμμετείχαν στον διαγωνισμό και τι προσφορές υπέβαλλαν
• Ποιος ήταν ο ανάδοχος και με τι όρους
• Τελικό χρονοδιάγραμμα, κόστος και φυσικό αντικείμενο
• Αποκλίσεις σε κόστος, χρόνο και φυσικό αντικείμενο

Εν’ κατακλείδι, τα στοιχεία που θα έχει το ΓΔΕ της Ελληνικής Κυβέρνησης μπορούν εύκολα να είναι διαθέσιμα στο διαδίκτυο και να είναι προσβάσιμα από όλους τους πολίτες στα πλαίσια της ηλεκτρονικής διακυβέρνησης (eGovernment). Αυτή η ενέργεια αυξάνει το αίσθημα διαφάνειας και αποτελεσματικότερης διαχείρισης των πόρων του προϋπολογισμού. Άρα, οι βέλτιστες παγκόσμιες πρακτικές και εμπειρίες άλλων χωρών μας δείχνουν τον δρόμο. Η πολιτική βούληση για την υλοποίηση ενός επιτελικού ΓΔΕ στην Προεδρία της Ελληνικής Κυβέρνησης είναι το μόνο που εναπομένει.

Ο Δρ. Παναγιώτης Χατζηπάνος (M.Phil, Ph.D,  D.WRE, D. CIWEM, C.Eng, P.E.) είναι Γενικός Γραμματέας Ελληνικού Τμήματος της Αμερικάνικης Ένωσης Πολιτικών Μηχανικών (ASCE, Hellenic Group), Γενικός Γραμματέας του Ελληνικού  Ινστιτούτου  Διοίκησης Έργων (Greek Chapter οf Project Management Institute – PMI–GREECE), Πρόεδρος και Διευθύνων Σύμβουλος της εταιρείας ECONTECH A.E.

O Θεοφάνης Γιώτης (MSc, PMP®, Ph.D. C.) είναι Πρόεδρος στο Ελληνικό Ελληνικού Ινστιτούτου Διοίκησης Έργων (Greek Chapter οf Project Management Institute – PMI–GREECE), Επισκέπτης Καθηγητής στο στo Πανεπιστήμιο Πειραιώς, στο ΑΠΘ, στην Πάντειο και το BCA, Πρόεδρος και Διευθύνων Σύμβουλος της 12PM Consulting