Ο Πρόεδρος των Η.Π.Α. Abraham Lincoln είχε τονίσει για τον προγραμματισμό: “Δώστε μου έξι ώρες να κόψω ένα δένδρο και θα ξοδέψω τις τέσσερις πρώτες ώρες ακονίζοντας το τσεκούρι!»
Των Θεοφάνη Γιώτη και Δρ. Παναγιώτη Χατζηπάνου
Για πολλούς η Διοίκηση/Διαχείριση Έργων (Project Management) είναι «η επιστήμη του πως κάνουμε πράγματα!» Η επιστήμη της Διοίκησης Έργων ξεκίνησε στις αρχές του 20ου αιώνα και, εκτός από επιστήμη, είναι ταυτόχρονα και τέχνη. Η αδυναμία κατανόησης της τέχνης και της επιστήμης της Διοίκησης Έργων κοστίζει εκατοντάδες δις δολάρια σε οργανισμούς παγκοσμίως.
Για κάποιους η Διοίκηση Έργων είναι δεξιότητα που απαιτείται και χρησιμοποιείται σε όλα τα επαγγέλματα από αρχαιοτάτων χρόνων. Για κάποιους άλλους η Διοίκηση Έργων είναι επάγγελμα. Ότι και να είναι, ένα είναι βέβαιο: η Διοίκηση έργων είναι βασικό συστατικό της καθημερινότητάς μας που μπορεί να μας οδηγήσει στην επιτυχία ή την καταστροφή.
ΟΡΙΣΜΟΣ ΤΟΥ ΕΠΙΤΥΧΗΜΕΝΟΥ ΕΡΓΟΥ
Πολλοί οργανισμοί δεν έχουν ορισμό του επιτυχημένου έργου. Στέλεχος κατασκευαστικού οργανισμού δήλωνε: «Αποτυχία; Δεν έχουμε ορισμό γι’ αυτή!» Σύμφωνα με τον οδηγό PMBOK® που εκδίδει το Ινστιτούτο Διοίκησης Έργων (Project Management Institute – PMI®), ως επιτυχημένο ορίζεται το έργο που παραδίδεται «με όλα τα χαρακτηριστικά του, στον χρόνο και κόστος που είχε συμφωνηθεί και σε προκαθορισμένη ποιότητα (τριπλός περιορισμός)». Ο ίδιος οδηγός που είναι παγκόσμιο defacto πρότυπο για την Διοίκηση Έργων, ορίζει ότι για να παραδώσουμε ένα έργο με επιτυχία θα πρέπει να εφαρμόσουμε στο έργο, βασικές αρχές Διοίκησης Έργων (Project Management). Ο ορισμός είναι: «Διοίκηση Έργου είναι η εφαρμογή γνώσεων, δεξιοτήτων, εργαλείων και τεχνικών στις δραστηριότητες ενός Έργου με σκοπό το Έργο να τελειώσει με επιτυχία».
Εκτός από το κόστος και τον χρόνο που κοιτάζουμε όλοι μας στα έργα, ο Ξενοφών πριν από 2.500 χρόνια έδωσε σημαντική διάσταση στο θέμα της ποιότητας αναφέροντας στον Οικονομικό XX «το να επιβλέπεις εάν το αποτέλεσμα της εργασίας είναι καλό ή όχι, είναι εξίσου σημαντικό με το να επιβλέπεις εάν κάποιος εργάζεται ή όχι!».
Όμως τα έργα συχνά αποτυγχάνουν. Σύμφωνα με έρευνα της KPMG, η αποτυχία των έργων συνδέεται πάντοτε με χρονικές καθυστερήσεις και υπερβάσεις προϋπολογισμού. Οι τρεις λόγοι που οδηγούν στην αποτυχία είναι:
1. Ασαφείς απαιτήσεις έργου.
2. Φτωχές διαδικασίες Διοίκησης Έργων και
3. Έλλειψη υποστήριξης της Διοίκησης.
ΕΡΓΟ $170.000.000 ΓΙΑ ΤΟ FBI
Το FBI επένδυσε εκατομμύρια δολάρια σε εργαλεία, Διοίκηση Έργων, δεξιότητες και τεχνολογία για να προετοιμασθεί ώστε να παραδίδει επιτυχημένα έργα. Όμως τον Μάρτιο του 2005 το FBI τερμάτισε το έργο «Virtual Case File – VCF» αφού εν’ το μεταξύ είχαν ξοδευτεί $170.000.000 δολάρια. Αυτό ήταν ένα πολύ σημαντικό έργο που θα επέτρεπε στο FBI να μοιράζεται πληροφορίες με άλλες υπηρεσίες πληροφοριών.
Ένα μήνα πριν την οριστική παράδοση του έργου, δεν υπήρχαν καθόλου καταγεγραμμένα προβλήματα. Όταν ο Διευθυντής Τεχνολογίας του FBI Zalmai Azmi, ζήτησε να δει τον αριθμό των καταγεγραμμένων προβλημάτων, εμφανίστηκαν εκατοντάδες. Τα προβλήματα πολλαπλασιάζονταν καθώς οι μηχανικοί συνέχιζαν τις δοκιμές. Μέσα σε λίγες ημέρες ο Azmi ενημέρωσε τον Διευθυντή του FBI Robert S. Mueller III ότι το έργο είχε σοβαρό πρόβλημα. Ένα χρόνο αργότερα το FBI τερμάτισε το έργο.
ΜΗΝΙΑΙΑ ΑΠΩΛΕΙΑ ΕΣΟΔΩΝ €156.000.000
Η ιδέα ήταν απλή, η αποτυχία μεγαλειώδης. Το έργο το ξεκίνησε το Υπουργείο Μεταφορών της Γερμανικής Κυβέρνησης τον Σεπτ. του 2002 με σκοπό να συλλέγονται ηλεκτρονικά και αυτόματα τα τέλη διοδίων για όλα τα φορτηγά μεγαλύτερα των 12 τόνων που θα διέσχιζαν την Γερμανία. Κάθε φορτηγό θα έφερε μια συσκευή που θα επικοινωνούσε με μια συσκευή δέκτη σε κάθε πιθανή είσοδο και έξοδο της χώρας ώστε να υπολογίζονται αυτόματα τα τέλη διοδίων χωρίς να μεσολαβούν «κουβούκλια» κατά μήκος των εθνικών οδών.
Αντίστοιχο σύστημα λειτουργούσε στην Αυστρία και την Ελβετία με τεχνολογία μικροκυμάτων για την επικοινωνία μεταξύ των δύο συσκευών. Η ομάδα έργου στην Γερμανία επέλεξε το GPS σαν τεχνολογία επικοινωνίας. Η ημερομηνία παράδοσης του έργου ήταν στις 31/8/2003. Τελικά δόθηκε παράταση για τις 2/11/2003. Το έργο έγινε “σκοτώθηκε” τον Φεβρουάριο του 2004 αφού η Γερμανική Κυβέρνηση είχε απώλειες €156.000.000 το μήνα.
Τα προβλήματα εντοπίστηκαν στις συσκευές που γινόταν εγκατάσταση στα φορτηγά. Είκοσι χιλιάδες (20.000) από αυτές τις συσκευές ανακλήθηκαν γιατί δεν υπολόγιζαν σωστά τα τέλη διοδίων! Οι αιτίες αποτυχίας του έργου εντοπίστηκαν στις γνωστές κατηγορίες. Ο ανάδοχος δέχτηκε χρονοδιάγραμμα που ήταν αδύνατο να υλοποιηθεί. Πιλοτική λειτουργία του έργου δεν έγινε ποτέ. Επίσης μικρά τεχνικά προβλήματα οδήγησαν το έργο στον καιάδα.
Το ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟ ΤΗΣ ΣΚΩΤΙΑΣ ΚΟΣΤΙΣΕ 10 ΦΟΡΕΣ ΠΕΡΙΣΣΟΤΕΡΟ
Η κατασκευή του Κοινοβουλίου της Σκωτίας είχε αρχικό προϋπολογισμό 40.000.000 Λίρες Αγγλίας το 1997 με χρηματοδότη την Βρετανική Κυβέρνηση. Νέα εκτίμηση ανέβασε το κόστος στα 109.000.000 Λίρες Αγγλίας. Το τελικό κόστος το 2004 έφτασε στα 431.000.000 Λίρες Αγγλίας με πάνω από 10.000 μικροπροβλήματα όλων των ειδών στο κτίριο. Τα λάθη που έγιναν απερίγραπτα. Το μεγαλύτερο από όλα ήταν ότι ξεκίνησαν οι εκσκαφές για την κατασκευή του Κοινοβουλίου χωρίς να έχουν οριστικοποιηθεί τα σχέδια. Κλασική αποτυχία προγραμματισμού!
Η ΟΠΕΡΑ του SYDNEY
Η όπερα του Σύδνεϋ στην Αυστραλία είναι ένα εθνικό σύμβολο και είναι από τις πιο γνωστές όπερες στον κόσμο. Είναι επίσης το σπίτι μιας από τις μεγαλύτερες αποτυχίες έργου παγκοσμίως. Τυπικό παράδειγμα ΠΡΟΣ ΑΠΟΦΥΓΗ. Εκπληκτικός σχεδιασμός που δεν είχε δοκιμασθεί πουθενά στον κόσμο. Άπειρες περιπτώσεις ερασιτεχνικών δοκιμών. Τα θεμέλια του κτιρίου κατασκευάζονταν όταν δεν είχε ακόμη τελειώσει η σχεδίαση των πάνω ορόφων. Οι απαιτήσεις των χρηστών του έργου αγνοήθηκαν πλήρως. Οι επικεφαλείς του έργου επικοινωνούσαν με τους αντιπροσώπους του χρηματοδότη μόνο περιστασιακά. Οι σχεδιαστές του έργου ήταν 3.000 χιλιόμετρα μακριά από το σημείο κατασκευής και δεν μιλούσαν μεταξύ τους!
Η ΓΕΦΥΡΑ ΡΙΟ ΑΝΤΙΡΙΟ
Η γέφυρα τελείωσε μέσα στον αρχικό προϋπολογισμό και 4 μήνες πριν από το αρχικό χρονοδιάγραμμα. Άνοιξε στις 4 Αυγ. 2004 επιτρέποντας στην φλόγα των Ολυμπιακών αγώνων να περάσει από την γέφυρα. Το έργο κέρδισε το βραβείο του Αμερικάνικου Συλλόγου Πολιτικών Μηχανικών (American Society of Civil Engineers – ASCE) για το έτος 2005, ως το πιο διακεκριμένο έργο πολιτικού μηχανικού (ASCE Outstanding Civil Engineering
Achievement Award – OPAL). Αυτό ήταν το πρώτο βραβείο που κέρδιζε έργο εκτός των Η.Π.Α.
ΟΛΥΜΠΙΑΚΑ ΕΡΓΑ
Για την διεξαγωγή των Ολυμπιακών αγώνων στην Ελλάδα έγιναν πάνω από 2.500 έργα. Σύμφωνα με το άρθρο του Νίκου Νικολάου «Η ατιμώρητη διαφθορά», ΚΑΘΗΜΕΡΙΝΗ, 3/3/2007, σε μια σειρά από Ολυμπιακά έργα φαίνεται να έγινε πάρτη υπερβάσεων κόστους. Τα στοιχεία είναι εντυπωσιακά (http://news.kathimerini.gr/4dcgi/_w_articles_columns_100089_03/03/2007_218079).
ΕΡΓΟ ΠΡΟΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΤΕΛΙΚΟ ΚΟΣΤΟΣ ΥΠΕΡΒΑΣΗ
Ολυμπιακό Κλειστό Γυμναστήριο 2.800.000 € 8.000.000 € 186%
Παναθηναϊκό Στάδιο 300.000 € 11.500.000 € 3.733%
Ολυμπιακό Κέντρο Υγρού Στίβου 3.500.000 € 22.500.000 € 543%
Ολυμπιακό Πανθεσσαλικό Στάδιο 25.100.000 € 51.400.000 € 105%
Στάδιο Ειρήνης και Φιλίας (βελτιώσεις) 3.000.000 € 29.700.000 € 890%
Ολυμπιακό Κέντρο Κανόε – Σλάλομ στο Ελληνικό 8.500.000 € 37.100.000 € 336%
Ολυμπιακό Κέντρο Τένις 12.300.000 € 47.500.000 € 286%
Ολυμπιακό Γυμναστήριο Νίκαιας – Άρσης Βαρών 12.000.000 € 49.000.000 € 308%
Ολυμπιακό Στάδιο Πάτρας 1.100.000 € 45.200.000 € 4.009%
Ολυμπιακό Γυμναστήριο Γαλατσίου 13.700.000 € 60.500.000 € 342%
Ολυμπιακό Κέντρο Σκοποβολής Μαρκόπουλου 12.000.000 € 60.600.000 € 405%
Ολυμπιακό Κέντρο Κωπηλασίας Σχινιά 25.400.000 € 76.300.000 € 200%
Εθνικό Στάδιο Παγκρήτιο 38.100.000 € 63.700.000 € 67%
Ολυμπιακό Καυταντζόγλειο Στάδιο Θεσσαλονίκης 1.100.000 € 67.900.000 € 6.073%
Σπίτι των Βαρέων Αθλημάτων Άνω Λιοσίων 32.300.000 € 80.800.000 € 150%
Ολυμπιακό Κέντρο Ιππασίας Τατοΐου στο Μαρκόπουλο 22.600.000 € 110.400.000 € 388%
Ολυμπιακό Κέντρο Ιστιοπλοΐας – Αγίου Κοσμά 16.500.000 € 118.500.000 € 618%
Ολυμπιακό Κέντρο Μπέιζμπολ 18.700.000 € 200.400.000 € 972%
Ολυμπιακό Στάδιο 3.100.000 € 399.000.000 € 12.771%
ΣΥΝΟΛΟ 252.100.000 € 1.540.000.000 € 511%
Για τους ειδικούς της Διοίκησης Έργων, οι αποκλίσεις αυτές στα Ολυμπιακά Έργα είναι ΕΞΩΠΡΑΓΜΑΤΙΚΕΣ. Πέντε φορές πάνω στο προϋπολογισθέν κόστος δεν δικαιολογείται. Μάλλον ο προγραμματισμός των συγκεκριμένων έργων, ή ήταν ανύπαρκτος, ή έγινε κυριολεκτικά «στο πόδι»… Το άρθρο του Νίκου Νικολάου καταλήγει: «..ούτε ένας εργολάβος ούτε ένας από τους δημόσιους λειτουργούς που ενέκρινε τις μελέτες, δεν εκλήθη σε απολογία από τον εισαγγελέα». Προφανώς ήμασταν όλοι μας υπεράνω χρημάτων γιατί δανειζόμασταν αφειδώς.
Τώρα που στέρεψαν οι κάνουλες της χρηματοδότησης, μήπως θα έπρεπε να ξαναδούμε την πιθανότητα οι ασύστολες δαπάνες οργάνωσης των Ολυμπιακών Αγώνων να έβαλαν το λιθαράκι τους στην σημερινή χρεωκοπία της Ελλάδας; Μήπως το μεγαλείο του 2004 ήταν μεγαλείο δαπανών με «ξένα κόλλυβα;»
ΚΑΛΟΣ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ: Η ΚΟΙΝΗ ΣΥΝΙΣΤΩΣΑ
Τι κοινό έχουν όλα τα παραπάνω έργα. Καλό η κακό προγραμματισμό που είναι το κύριο συστατικό της επιτυχίας ή της αποτυχίας. Όσα έργα προγραμματίστηκαν σωστά, έδωσαν τα αναμενόμενα αποτελέσματα. Σε όσα έργα ο προγραμματισμός ήταν ελλιπής, τα έργα έφτασαν στον καιάδα. Όλες οι παγκοσμίως γνωστές μεθοδολογίες και πρότυπα εστιάζουν στον πολύ καλό προγραμματισμό των έργων.
Ο Martin Cobb, Γενικός Γραμματέας του Υπουργείου Οικονομικών του Καναδά, δήλωσε το 1995: “Γνωρίζουμε γιατί τα έργα αποτυγχάνουν. Επίσης γνωρίζουμε πως να αποτρέψουμε την αποτυχία. Όμως γιατί τα έργα εξακολουθούν να αποτυγχάνουν;» Αυτό έχει μείνει στην ιστορία σαν το Παράδοξο του Cobb! Ο Ξενοφών στην Κύρου Παιδεία ΣΤ ΙΙ αναφέρει: “… όπου αναλαμβάνονται πολλά έργα, εκεί αναγκαστικά δημιουργούνται και πολλές ελλείψεις…” Επίσης ο Jim Johnson, Διευθύνων Σύμβουλος της Standish Group τονίζει: «όταν αποτυγχάνει ένα έργο, συνήθως οι λόγοι ΔΕΝ είναι τεχνικοί!». Άρα τα έργα αποτυγχάνουν από κακή Διοίκησης και έλλειψη προγραμματισμού.
Δεν είναι καθόλου τυχαίο ότι ο Πρόεδρος των Η.Π.Α. Abraham Lincoln είχε τονίσει: “Δώστε μου 6 ώρες να κόψω ένα δένδρο και θα ξοδέψω τις 4 πρώτες ώρες ακονίζοντας το τσεκούρι!». Δεν είναι τυχαίο ότι η NASA που θεωρείται παγκόσμιο υπόδειγμα σε θέματα διοίκησης έργων, προγραμματίζει για χρόνια ολόκληρα την κάθε εκτόξευση διαστημοπλοίου. Δεν είναι τυχαίο ότι το ναυπηγείο της HYUNDAI στην Κορέα κατασκευάζει πλοία μήκους εκατοντάδων μέτρων μήκος μόνο μέσα 70 ημέρες. Δεν είναι επίσης τυχαίο ότι το 15όροφο κτίριο ARK Hotel που κτίστηκε τον Ιούνιο του 2010 στο Changsa της Κίνας τελείωσε μέσα σε ΠΕΝΤΕ ΜΟΝΟ ημέρες (ο σκελετός τελείωσε σε 46 ώρες και το εσωτερικό του σε 90 ώρες!!!). Τίποτα δεν είναι τυχαίο. Ο κοινός παρανομαστής ονομάζεται Διοίκηση/Διαχείριση Έργων!!!
Επίσης η Διοίκηση Έργων παγκοσμίως βοηθά καταλυτικά στην καταπολέμηση της διαφθοράς και στην αύξηση της διαφάνειας. Ενδεικτικά αναφέρεται ότι η Παγκόσμια Τράπεζα θεωρεί τη Διοίκηση Έργων σαν σημαντικότατο εργαλείο καταπολέμησης της διαφθοράς και αύξησης της διαφάνειας. Ο λόγος είναι απλός: εάν εφαρμόσουμε βασικές αρχές διοίκησης έργων σε όλα τα έργα ενός οργανισμού ή μιας κυβέρνησης, θα έχουμε βελτίωση σε όλα τα στάδια υλοποίησης των έργων.
ΕΝ ΚΑΤΑΚΛΕΙΔΗ
Είναι προφανές ότι τα πάμπολλα προβλήματα που υπάρχουν στα έργα θα μπορούσαν να ελαχιστοποιηθούν εάν όλοι οι εμπλεκόμενοι στα έργα (Stakeholders) γνώριζαν τις βασικές έννοιες της Διοίκησης Έργων. Ο σωστός προγραμματισμός του κάθε έργου είναι η Λυδία λίθος της επιτυχίας. Τον τροχό τον έχουν ανακαλύψει άλλοι. Εμείς απλά τον χρησιμοποιούμαι!!!
Ο Δρ. Παναγιώτης Χατζηπάνος (M.Phil, Ph.D, D.WRE, C.Eng, P.E.) είναι Γενικός Γραμματέας Ελληνικού Τμήματος της Αμερικάνικης Ένωσης Πολιτικών Μηχανικών (ASCE, Hellenic International Group), Γενικός Γραμματέας του Ελληνικού Ινστιτούτου Διοίκησης Έργων (Greek Chapter οf Project Management Institute – PMI-GREECE), Πρόεδρος και Διευθύνων Σύμβουλος της εταιρείας ECONTECH.
O Θεοφάνης Γιώτης (MSc, PMP®, Ph.D. C.) είναι Πρόεδρος στο Ελληνικό Ελληνικού Ινστιτούτου Διοίκησης Έργων (Greek Chapter οf Project Management Institute – PMI-GREECE), Adjunct Professor στο Πανεπιστήμιο Πειραιώς και το Αριστοτέλειο Πανεπιστήμιο Θεσσαλονίκης, Πρόεδρος και Διευθύνων Σύμβουλος της 12PM Consulting, Πρόεδρος και Διευθύνων Σύμβουλος της ITEC Consulting.
0 Comments