Γιατί το 71% των PROJECTS έχει πρόβλημα;

Είναι μάλλον προφανές ότι οι 6.000 τελικοί δικαιούχοι του 3^ου ΚΠΣ δεν φημίζονται για την υψηλή τους τεχνογνωσία σε Project Management! Όμως οι φτωχές διαδικασίες Project Management οδηγούν τα έργα στην αποτυχία!

Των ΠΑΝΑΓΙΩΤΗ ΧΑΤΖΗΠΑΝΟΥ & ΘΕΟΦΑΝΗ ΓΙΩΤΗ

Ο Ξενοφών στην Κύρου Παιδεία ΣΤ ΙΙ αναφέρει: «όπου αναλαμβάνονται πολλά έργα, εκεί αναγκαστικά δημιουργούνται και πολλές ελλείψεις»(4).

Για πολλούς ο ορισμός του Project Management είναι «the science of getting things done». Αυτή η επιστήμη ξεκίνησε στις αρχές του 20^ου αιώνα και εκτός από επιστήμη είναι και τέχνη ταυτόχρονα. Η αδυναμία κατανόησης της τέχνης και της επιστήμης του Project Management κοστίζει εκατοντάδες δισεκατομμύρια δολάρια σε οργανισμούς ανά τον πλανήτη Γη. Μόνο στις Η.Π.Α. ξοδεύονται κάθε χρόνο $2,3 τρις για έργα. Πολλά από αυτά τα χρήματα σπαταλούνται στην κυριολεξία γιατί: «…Το 71% όλων των έργων πληροφορικής αποτυγχάνουν ή δέχονται σοβαρότατες προκλήσεις…» (2). Και βέβαια είναι γνωστό ότι σήμερα πάρα πολλά από τα έργα που υλοποιούνται βασίζονται σε τεχνολογίες Πληροφορικής και Επικοινωνιών (ΤΠΕ).

ΤΙΠΟΤΕ ΔΕΝ ΕΙΝΑΙ ΑΥΤΟΝΟΗΤΟ!

Δυστυχώς πολλοί οργανισμοί δεν έχουν ξεκάθαρο ορισμό για το πώς ορίζεται ένα επιτυχημένο έργο ώστε να μπορούν να ορίσουν το αποτυχημένο. Ο Δ/ντης Πληροφορικής (CIO) ενός διεθνούς κατασκευαστικού οργανισμού δήλωνε: «Project failure – we do not have a definition! » (1). Σύμφωνα με τον οδηγό PMBOK® που εκδίδει το Project Management Institute – PMI® (3), ως επιτυχημένο ορίζεται μόνο το Project που παραδίδεται: “on-specs, on-time, on-budget και σε predefined quality”. Δηλαδή το έργο θα πρέπει να παραδοθεί με όλα τα χαρακτηριστικά του, στον χρόνο και κόστος που είχε συμφωνηθεί και σε προκαθορισμένη ποιότητα (triple constraint). Ο οδηγός PMBOK® είναι ANSI Standard και θεωρείται το de facto standard για το Project Management παγκοσμίως.

Αν και πολλοί οργανισμοί δίνουν έμφαση μόνο στο κόστος και το χρόνο, η ποιότητα είναι αναπόσπαστο κομμάτι ενός επιτυχημένου έργου. Ο Ξενοφών εδώ και 2.500 χρόνια, έδωσε σημαντική διάσταση στο θέμα της ποιότητας για τα επιτυχημένα έργα αναφέροντας στον Οικονομικό XX «… το να επιβλέπεις εάν το αποτέλεσμα της εργασίας είναι καλό ή όχι, είναι εξίσου σημαντικό με το να επιβλέπεις εάν κάποιος εργάζεται ή όχι…» (4).

ΟΙ 3 ΛΟΓΟΙ ΑΠΟΤΥΧΙΑΣ

Το Project Management ξεκίνησε στις αρχές του 20^ου αιώνα με τα διαγράμματα Gantt και την μέθοδο CPM (Critical Path Method). Το PMI®, που ιδρύθηκε το 1969 με έδρα την Pennsylvania και έχει 220.000 μέλη παγκοσμίως, δημιουργεί παγκόσμια πρότυπα για το Project Management και έχει πιστοποιήσει 210.000 επαγγελματίες σε Project Management. Παρόλα αυτά, τι πάει στραβά και αποτυγχάνουν τα έργα; Σύμφωνα με έρευνα της KPMG (1), η αποτυχία συνδέεται πάντοτε με υπέρβαση χρόνου και budget. Οι 3 κύριοι λόγοι που οδηγούν με μαθηματική ακρίβεια στην αποτυχία των έργων είναι:

1. Ασαφείς απαιτήσεις και ανεξέλεγκτη αλλαγή στα χαρακτηριστικά του έργου (scope creep)
2. Φτωχές διαδικασίες Project Management
3. Έλλειψη της υποστήριξης του management καθώς και την εμπλοκής αυτού στα έργα

Είναι προφανές ότι πολλοί οργανισμοί δεν έχουν, ούτε αποτελεσματικές διαδικασίες διαχείρισης έργων, ούτε κριτήρια επιλογής Project Managers. Επίσης, πολλοί φορείς δεν γνωρίζουν το τι γνώσεις, ικανότητες, δεξιότητες και τεχνικές πρέπει να κατέχουν οι Project Managers. Συνήθως οι φορείς εξασφαλίζουν ότι οι υπάλληλοί τους έχουν τις τεχνικές δεξιότητες για τη περάτωση των έργων που αναθέτουν σε αυτούς.

Αλλά, ο Jim Johnson, CEO του Standish Group επισημαίνει: «όταν αποτυγχάνει ένα έργο, συνήθως οι λόγοι ΔΕΝ είναι τεχνικοί»(2).

Έτσι, σύμφωνα με στοιχεία της εταιρείας Standish Group σε δείγμα 70.000 έργων (2), τα διαχρονικά ποσοστά επιτυχίας των έργων είναι απογοητευτικά και καταδεικνύουν μόνο 3 στα 10 έργα παραδίδονται on-time, on-budget & on-specs. Τα 2 στα 10 δεν ολοκληρώνονται ποτέ και το 1 στα 2 έχει υπερβάσεις!

Έτος	Αποτυχημένα	Προβληματικά	Επιτυχημένα
1994	31%	53%	16%
1995	40%	33%	27%
1998	28%	46%	26%
2000	23%	49%	28%
2004	18%	53%	29%

ΜΕΓΕΘΥΝΣΗ ΚΑΙ ΑΠΟΔΟΧΗ ΤΟΥ PM

Ο Greg Balestrero, Διευθύνων Σύμβουλος του PMI®, δηλώνει ότι για χρόνια το Project Management είχε αγνοηθεί (5). Όμως αυτό αλλάζει. Έρευνα του PMI® για τα έτη 2004 & 2005 (6) έδειξε ότι το ποσοστό των εταιρειών που απασχολούν επαγγελματίες Project Managers αυξήθηκε στο 75%. Επίσης το ποσοστό των οργανισμών που αναθέτουν σε εκπαιδευμένους και πιστοποιημένους Project Managers αρμοδιότητες για change initiatives, αυξήθηκε σημαντικά από το 26% στο 40%. Ακόμη οι οργανισμοί που χρησιμοποιούν κάποια κοινή μεθοδολογία ή framework για την διαχείριση των έργων έχουν αυξηθεί από το 21% στο 34%. Τέλος οι υπεύθυνοι των PM divisions έχουν πλέον πρόσβαση 100% στους top executives. Οι C-Suite Executives θεωρούν ότι η αποδοτικότητα είναι το σημαντικότερο ηγετικό χαρακτηριστικό των Project Managers (60%). Το budget θεωρούν ότι είναι το 2^ο σημαντικότερο χαρακτηριστικό (30%) και ο χρόνος το 3^ο σημαντικότερο (24%). Σημαντικό εύρημα επίσης είναι το γεγονός ότι όλο και πιο πολλοί οργανισμοί οδηγούνται στην χρήση «common project methodologies». Οι οργανισμοί έχουν αρχίσει πλέον «να μην ανακαλύπτουν τον τροχό». Αυτό οδηγεί την χρήση όλο και πιο πολύ επαγγελματιών Project Managers.

Πριν από 3 χρόνια το Δ.Σ. της SIEMENS ξεκίνησε μια παγκόσμια προσπάθεια για την βελτίωση του project management. Ο Γερμανικός κολοσσός των ηλεκτρονικών εντόπισε ότι το 50% των εσόδων προερχόταν από projects και υπολόγισε ότι εάν αυτά τα projects μπορούσαν να παραδοθούν on-budget τα κέρδη στην 3ετία θα αυξανόταν κατά 3 δις Ευρώ. Το κλειδί του σχήματος ήταν να εισαγάγει project managers στις ομάδες πωλητών της εταιρείας οι οποίοι θα εξομάλυναν τις υπερβολικές υποσχέσεις των πωλητών ώστε να υπάρχει μια εξισορρόπηση στα projects (5).

Πολλοί οργανισμοί έχουν προχωρήσει τόσο πολύ που έχουν γίνει «project coordinators» αντί για παραγωγούς αγαθών και υπηρεσιών. Η καθημερινότητα του “business-as-usual” έχει γίνει outsource, γεγονός που αφήνει τους οργανισμούς να ενορχηστρώνουν νέες ιδέες. H Nike για παράδειγμα, δεν κατασκευάζει πλέον παπούτσια. Διαχειρίζεται «projects για παπούτσια». Η BMW αντιμετωπίζει κάθε νέο αυτοκίνητο σαν ένα ξεχωριστό project. H Coca–Cola που δίδει την εμφιάλωση και το marketing των ποτών της σε άλλους, εκτελεί έργα που τα διαχειρίζονται άτομα με τον τίτλο «orchestrators». Για αυτές και για πολλές άλλες εταιρείες το Project Management είναι ένα σημαντικό ανταγωνιστικό εργαλείο. Ορισμένες από αυτές το ονομάζουν σημαντική ικανότητα (core competence) (5).

ΠΑΓΚΟΣΜΙΑ STANDARDS

Το PMI® είναι ο σημαντικότερος οργανισμός παγκοσμίως που παράγει πρότυπα για το Project Management, διαθέτει 220.774 μέλη σε 158 χώρες (Μάιος 2005) και έχει συμπληρώσει 37 έτη λειτουργίας. Το όραμα του PMI για το μέλλον του Project Management είναι: “worldwide, organizations will embrace, value and utilize project management, and attribute their success to it”. Δηλαδή: “οι οργανισμοί παγκοσμίως, θα αγκαλιάσουν, αξιολογήσουν και χρησιμοποιήσουν το Project Management και θα αποδώσουν την επιτυχία τους σε αυτό”.

Οι κύριες περιοχές δράσης του PMI® είναι: 1) η δημιουργία ANSI Standards στο Project Management, 2) η πιστοποίηση στο Project Management, 3) η έρευνα, 4) οι εκδόσεις και 5) η εκπαίδευση. Το PMI® προσπαθεί συνεχώς για την δημιουργία προτύπων που άπτονται του Project Management. Το PMBOK® (Project Management Body of Knowledge) ενσωματώνει εμπειρία εκατομμυρίων ωρών σε θέματα διαχείρισης έργων είναι το de facto standard παγκοσμίως για το Project Management.

Το PMI® κατόρθωσε να πιστοποιήσει τον οδηγό PMBOK® και τις διαδικασίες που αυτός περιγράφει ως ANSI Standard. Το PMBOK® που είναι η βάση για την πιστοποίηση PMP®, κυκλοφορεί σε 2.000.000 τυπωμένα αντίτυπα και σε εκατομμύρια ηλεκτρονικά!

Το PMBOK® περιγράφει τις τεχνικές ικανότητες που πρέπει να διαθέτουν όλα τα μέλη της ομάδας έργου και αποτελείται από 44 συνολικά διαδικασίες (processes) που συνθέτουν τις κάτωθι 9 γνωστικές περιοχές (knowledge areas):

1. Integration Management
2. Scope Management
3. Time Management
4. Cost Management
5. Quality Management
6. Human Resources Management
7. Communications Management
8. Risk Management
9. Procurement Management

Κάθε μία από αυτές τις 44 διαδικασίες χρησιμοποιεί πληροφορίες από τη προηγούμενη διαδικασία και τις ενισχύει. Αυτές οι 44 διαδικασίες εμπίπτουν σε 5 Process Groups: Initiating, Planning, Executing, Controlling και Closing (IPECC).

ΔΕΞΙΟΤΗΤΕΣ ΤΩΝ PROJECT MANAGERS

Τρεις κατηγορίες δεξιοτήτων απαιτούνται να έχουν οι Project Managers για παράδοση επιτυχημένων projects (8): 1) τεχνικές, 2) προσωπικές και 3) επιχειρηματικές & ηγετικές. Αυτές οι δεξιότητες μοιάζουν με παγόβουνο που πάνω από το νερό είναι οι τεχνικές δεξιότητες που μπορούν και να μετρηθούν εύκολα και κάτω από το νερό είναι οι υπόλοιπες δεξιότητες που είναι δυσκολότερο να μετρηθούν.

ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗ PMP®

To PMBOK® καλύπτει τις τεχνικές δεξιότητες που απαιτείται να έχει ο Project Manager και είναι η βάση για την πιστοποίηση Project Management Professional – PMP®. Πολλαπλές μελέτες επιβεβαιώνουν ότι η πιστοποίηση PMP® συμβάλει σημαντικά στην αύξηση των επιτυχημένων projects και στην προώθηση του career path των Project Managers . Το 2003 η εταιρεία Foote Partners κατέγραψε ότι οι πιστοποιημένοι Project Managers είχαν τις μεγαλύτερες αυξήσεις στις απολαβές τους σε σχέση με άλλες πιστοποιήσεις σε ΤΠΕ για τα δύο προηγούμενα έτη (11). Στην έρευνα μισθών του CertMag (2004-2006), οι πιστοποιημένοι κατά PMP® κέρδισαν ενός από τους πέντε κορυφαίους μέσους μισθούς – άνω των $89,000 (12). Επίσης δεν είναι τυχαίο ότι η πιστοποίηση PMP® φιγουράρει μέσα στις 10 καλύτερες πιστοποιήσεις ΤΠΕ σύμφωνα με έρευνα του CertCities για τα έτη 2004-2006 (10 Hottest Certifications) (13)

ΟΙ ΑΛΛΕΣ ΧΩΡΕΣ ΤΙ ΚΑΝΟΥΝ;

Ο Πρόεδρος της ΙΝΔΙΑΣ, Dr. Abdul Kalam, Senior Program Manager, ερωτηθείς για το πόσο σημαντικό είναι το Project Management για την κυβέρνησή του απάντησε: «Τα επιτυχημένα έργα είναι σκοπός όλων των Project Managers.  Έχω προτείνει όλα τα κυβερνητικά έργα να αντιμετωπίζονται ως mission mode projects!». Έτσι η πιστοποίηση PMP® απαιτείται για όλα τα κυβερνητικά Projects. Το 2005 υπήρχαν μόνο 8.500 PMPs και η κυβέρνηση προγραμματίζει εκπαίδευση και πιστοποίηση 100,000 PMPs στην επόμενη 5ετία (7). «Ο κύριος λόγος είναι ότι η πλειονότητα των έργων υποδομής αντιμετωπίζει υπερβάσεις χρόνου και κόστους». Όμως η ΙΝΔΙΑ έχει ένα μοναδικό πλεονέκτημα: ο 11^ος πρόεδρός της, Dr. Kalam, είναι ένας από τους καλύτερους Senior Program Managers στην χώρα έχοντας δουλέψει για πάνω από 30 χρόνια σαν Project Director υπεύθυνος του διαστημικού και του αμυντικού προγράμματος της Ινδίας. Αντίστοιχα στην ΚΙΝΑ, 70 από τα καλύτερα πανεπιστήμια, προετοιμάζονται να προσφέρουνMaster’s degrees in Engineering Project Management.  Ενδεικτικά, η Κίνα σκοπεύει να εκπαιδεύσει και πιστοποιήσει 600.000 PMPs στην επόμενη πενταετία. Στην ΒΡΑΖΙΛΙΑ σε κάθε δημόσιο έργο με προϋπολογισμό πάνω από €300.000, απαιτείται ο Project Manager του έργου να είναι πιστοποιημένος. To ΕΥΡΩΠΑΙΚΟ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟ έχει υιοθετήσει πρόσφατα ψήφισμα με το οποίο συστήνει στο Συμβούλιο ότι στον νέο κανονισμό διαχείρισης των κοινοτικών πόρων πρέπει να προστεθεί: «αναφορά στην ανάγκη για υψηλού επιπέδου δεξιοτήτων και προσόντων σε Project Management σαν ουσιαστικό στοιχείο διασφάλισης ότι τα έργα θα παραδίδονται on–time και on–budget».

2004: PROJECT OF THE YEAR

Η Saudi Aramco κέρδισε το 2004 ένα από τα ποιο σημαντικά παγκόσμια βραβεία του PMI®: «the Project of the Year Award» για το έργο: «Haradh Gas Plant Project». Αυτό το Project είχε προϋπολογισμό $2 δις. και είχε σαν σκοπό την κατασκευή εργοστασίου φυσικού αερίου στην Σαουδική Αραβία. Το Project περιλάμβανε την κατασκευή μιας προσωρινής πόλης για την στέγαση 12.000 ατόμων από 36 χώρες που εξυπηρετούνταν από προσωρινό αεροδιάδρομο προσγείωσης Boeing 737. Το εργοστάσιο φυσικού αερίου ξεκίνησε πλήρως την λειτουργία του τον Ιούνιο του 2003:

• Έξι (6) μήνες πριν το προβλεπόμενο χρονοδιάγραμμα έναρξης λειτουργίας
• στο 73% του προϋπολογισμού και
• σε καλύτερη ποιότητα από τον στόχο

Συνολικά καταγράφηκαν 49 εκατ. ανθρωποώρες εργασίας χωρίς καμιά χαμένη ημέρα εργασίας που είναι νέο ρεκόρ επίδοσης για όλες τις χώρες του Κόλπου. Ο Project Manager του έργου ήταν ο Salem Shaheen, CEO της Petrolube και Πρόεδρος του PMI Arabian Gulf Chapter.

ΣΤΗΝ ΕΛΛΑΔΑ ΤΙ ΓΙΝΕΤΑΙ;

Είναι προφανές ότι τα προβλήματα που υπάρχουν στην υλοποίηση του 3^ου ΚΠΣ θα μπορούσαν να ελαττωθούν εάν οι εμπλεκόμενοι στα έργα γνώριζαν έστω και τις βασικές έννοιες της Διοίκησης Έργων. Μόνο ένα θεός γνωρίζει το τι υποδομές Project Management διαθέτουν οι 6.000 τελικοί δικαιούχοι έργων του 3^ου ΚΠΣ (9 & 10). Σκεφτείτε γιατρό δήμαρχο που προκηρύσσει τεχνολογικό έργο και προσπαθεί να το παρακολουθήσει με ομάδα έργου που δεν έχει την απαιτούμενη τεχνογνωσία. Πιθανότητες επιτυχίας. Μηδέν. Και βέβαια σύμφωνα με τον Armand-Jean Du Plessis, «Τίποτε δεν επιτυγχάνεται ευκολότερα από την αποτυχία!» (14). Τα προβλήματα πολλά. Οι λύσεις όμως υπάρχουν.

GREEK PMI CHAPTER

Στην προσπάθεια για την διάδοση των αρχών του Project Management στην Ελλάδα ώστε τα έργα να παραδίδονται on-time, on-budget και on-specs, ιδρύθηκε στις 8/6/2006 το Greek PMI Chapter ως Ελληνικό Παράρτημα του Project Management Institute (PMI) μετά από συλλογικές προσπάθειες 3 ετών.

Το PMI-GREECE είναι μη-κερδοσκοπικό, μη-κυβερνητικό επιστημονικό σωματείο. Επίσης το PMI®, για την διάχυση της γνώσης πιστοποιεί οργανισμούς δια μέσου του θεσμού των Registered Education Providers (R.E.P.’s) για την παροχή υπηρεσιών consulting και εκπαίδευσης σε θέματα Project Management. n

Ο κ. Παναγιώτης Χατζηπάνος, Ph.D,  είναι XXX SADFASDF ASDFASFSA ASDF ASDF ASDFASFDA SF ASDF ASDF ASFASDF Είναι xxxx xxxx xxxx και διατελεί ως President & CEO στην ECONTECH.

Ο κ. Θεοφάνης Γιώτης (MSc, PhD Cand., MCT), διαχειρίζεται IT Projects για 20 έτη ως PMP®. Είναι Senior Project Leader, εισηγητής, συγγραφέας και διατελεί ως CEO, VP & CTO στην ITEC.

Τόσο ο κ/ος Γιώτης, όσο και ο κ/ος Χατζηπάνος, είναι συνιδρυτές και μέλη της Διοικούσης Επιτροπής (Steering Committee) του Greek Project Management Institute (PMI-GREECE).

Πηγές:

(1) KPMG, Global IT Project Management Survey: How committed are you? 2006

(2) The Standish Group International, Extreme Chaos, 2004

(3) Project Management Body of Knowledge – PMBOK®, PMI® 2004

(4) Ξενοφώντος Μάνατζμεντ, Δημήτρης Βαλασίδης, 2004

(5) Economist, Project management: Overdue and over budget, over and over again, Mary Evans, 9/6/2005

(6) PMI Leadership Survey, 2004 & 2005

(7) The Hindu Business Line

(8) Project Manager Competency Development Framework, PMI®, 2002

(9) Δραστική μείωση τελικών δικαιούχων στο Δ’ ΚΠΣ, ΕΞΠΡΕΣ, 14/5/2006

(10) Οι ΟΤΑ δεν φτάνουν στην πηγή των ΚΠΣ, Η ΚΑΘΗΜΕΡΙΝΗ, 28/5/2006

(11) Quarterly Salary + Skills Pay Report: Project Management (FO-7003), Foote Partners, April 2006

(12) http://www.CertMag.com 

(13) http://www.CertCities.com

(14) Είπαν… Το Λεξικό του Έξυπνου Λόγου, Πάσχος Μανδραβέλης, Εκδόσεις Καστανιώτη