“Building a Project Management Office (PMO) - Δημιουργία Γραφείου Διοίκησης Έργων” Workshop

ΕΝΑ ΜΟΝΑΔΙΚΟ WORKSHOP για το PMO διάρκειας 2 ημερών (16 ώρες - 2 full days)

ΤΙ ΕΣΤΙ PMO;

Μια πρόσφατη έρευνα του PMI περιέγραψε το PMO ως "μια οργανωτική οντότητα με προσωπικό πλήρους απασχόλησης σε έναν project-driven οργανισμό για να παρέχει υπηρεσίες διαχείρισης έργων, εκπαίδευσης, consulting, mentoring και τεχνικών υπηρεσιών".

Ο ορισμός ήδη μας βάζει σε μπελάδες. Πολλές εταιρείες δεν μπορούν ή δεν θέλουν να κατανοήσουν ότι τα έσοδά τους προέρχονται από Projects. Εάν αυτό δεν γίνει κατανοητό, τότε η υλοποίηση του PMO είναι ΑΔΥΝΑΤΗ. Πρώτα πρέπει να αφομοιώσει ο οργανισμός ότι τι σημαίνει Projectized Organization, και μετά να αρχίζει να σκέφτεται την υλοποίηση του PMO.

Το έγγραφο  "The Standard for Portfolio Management", 2η έκδοση, 2008, ISBN: 978-1-933890-53-1, Figure 1-3, The Organizational Context of Portfolio Management, page 9, Project Management Institute - PMI®

τοποθετεί το Project Management Office (PMO) όπως εμφανίζεται στο επόμενο σχήμα

ΤΙ ΚΑΝΕΙ ΤΟ PMO;

Το PMO μπορεί να βοηθήσει στην εφαρμογή των αρχών του Project Management και στην ευθυγράμμιση των projects με τους γενικούς στρατηγικούς στόχους μιας επιχείρησης (strategic alignment). Το PMO συνήθως βοηθά στις κάτωθι περιοχές:

• Παροχή υπηρεσιών Project Management στους Project Managers.
• Εφαρμογή διαδικασιών/μεθοδολογίας Project Management.
• Παροχή υπηρεσιών εκπαίδευσης στα στελέχη της εταιρείας.
• Φυσικό σημείο στην εταιρεία όπου “στεγάζονται” όλοι οι Project Managers.
• Παροχή consulting και mentoring στους υπαλλήλους για τα best practices.
• Επιλογή και χρήση εργαλείων διαχείρισης έργων (πχ. Microsoft Project Server κλπ) για χρήση από τους project managers και τους πόρους που κάνουν reporting.
• Διαχείριση πολλαπλών συσχετιζόμενων έργων και επιλογή των έργων προς εκτέλεση (portfolio management).

TRIPLE CONSTRAINT - ΤΡΙΠΛΕΣ ΑΓΩΝΙΕΣ…

Είναι γνωστό ότι άπαντες αγωνίζονται να παραδώσουν τα project στο triple constraint (on-time, on-budget και on-specs). Αυτή η πρόκληση οδηγεί πολλούς στην δημιουργία PMOs για αύξηση της αποδοτικότητας των projects. Τα PMOs επίσης μπορούν να βοηθήσουν τους CIOs στην εφαρμογή πρακτικών Project Management και την επιλογή μεθοδολογιών για repeating processes.

«Σύμφωνα με έρευνα του CIO και του PMI, από τους 450 ερωτηθέντες, οι 303 (67%) απάντησαν ότι οι εταιρείες τους διαθέτουν PMO. Το 50% αυτών απάντησε ότι αύξησε τα ποσοστά επιτυχίας των έργων, το 22% ότι δεν γνώριζε για τα ποσοστά επιτυχίας και το 16% ότι τα ποσοστά επιτυχίας των έργων παρέμεινε αμετάβλητο. Επίσης η έρευνα του CIO/PMI απέδειξε ότι η ηλικία του PMO έχει μια αυξανόμενη επίδραση στη βελτίωση επιτυχίας των projects.»

ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΤΟΥ PMO

Για να δημιουργήσει κάποιος PMO, συστήνεται να ξεκινήσει από πιλοτικά έργα. Έτσι θα δοθεί η ευκαιρία για την στα-διακή αφομοίωση του PMO από τον οργανισμό και την αναγνώριση της αξίας του. Επίσης ένα από τα σημεία στα ο-ποία πρέπει να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή είναι η αντίδραση στην αλλαγή (resistance to change). Η καλύτερη συνταγή για επιτυχημένο PMO είναι η δραστηριοποίηση των senior managers με απευθείας εμπλοκή & sponsorship.

ΤΑ ΟΦΕΛΗ ΤΟΥ PMO

Στα καλύτερα σενάρια, το PMO αυτοματοποιεί και ενισχύει project management maturity της εταιρείας με τη δημιουργία μιας οργανωτικής οντότητας υπεύθυνης για τη διακυβέρνηση των projects. Επίσης το PMO επιτρέπει στις τον συντονισμό όλου του χαρτοφυλακίου των projects (portfolio management) με καλύτερη εκμετάλλευση των περιορισμένων πόρων της κάθε εταιρείας. Έτσι εξηγείτε το γεγονός ότι οι εταιρείες που έχουν καλό portfolio management κατά κανόνα έχουν υλοποιήσει PMO.

Το PMO συνήθως στηρίζεται σε τρεις μετρήσεις για τον καθορισμό της αποτελεσματικότητά του:

1. ακρίβεια στην εκτίμηση κόστους
2. ακρίβεια στην εκτίμηση της διάρκειας και
3. ικανοποίηση των stakeholders.

Σύμφωνα με την έρευνα του CIO, από το 2001 ως το 2002, οι τρεις μετρήσεις βελτιώθηκαν κατά 25%, 31% και 9% αντίστοιχα. Όμως η εμφάνιση των αποτελεσμάτων ενός PMO δεν πρέπει να αναμένεται πριν την πάροδο 6μήνου από την έναρξη λειτουργίας PMIS.

Η χρήση Project Management Information Systems (PMIS) είναι σημαντικό συστατικό επιτυχίας του PMO. Προϊόντα όπως ο Microsoft Project Server μπορούν να συμβάλουν καθοριστικά στην ικανοποίηση των 3 παραμέτρων που καθο-ρίζουν την αποτελεσματικότητα ενός PMO.

ΣΕ ΠΟΙΟΥΣ ΑΠΕΥΘΥΝΕΤΑΙ

• Σε όσους θέλουν να υλοποιήσουν PMO
• Σε όσους έχουν PMO και επιθυμούν να βελτιώσουν την λειτουργία του
• Σε όσους θέλουν να δουν εάν το PMO ταιριάζει για την εταιρεία τουςProject managers
• Σε προσωπικό του Project office
• Σε ανώτερα και ανώτατα στελέχη εταιρειών
• Σε συμβούλους

ΠΡΟΑΠΑΙΤΟΥΜΕΝΑ

Προτείνεται επίσης ο συμμετέχων να έχει παρακολουθήσει το workshop: ”Project Management Basics”

ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΟ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ

To πιστοποιητικό παρακολούθησης είναι υπογεγραμμένο από τον εισηγητή και δίδει στον συμμετέχοντα, παγκοσμίου αναγνώρισης “certificate of attendance” με:

• 16 contact hours για την υποβολή της αίτησης PMP®, CAPM® ή PgMP®
• 16 PDU's για την διατήρηση του τίτλου PMP®

ΚΟΣΤΟΣ ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗΣ

Μέρος του κόστους εκπαίδευσης μπορεί να επιδοτηθεί διαμέσου του προγράμματος ΛΑΕΚ (0,45%) του ΟΑΕΔ.

ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟ ΥΛΙΚΟ: Βιβλίο και σημειώσεις

ΣΥΜΜΕΤΕΧΟΝΤΕΣ: Το ανώτερο 17 άτομα.

ΓΛΩΣΣΑ ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗΣ: ΕΛΛΗΝΙΚΗ

ΕΙΣΗΓΗΤΗΣ
Το παρόν course διδάσκεται από τον Θεοφάνη Γιώτη (Theofanis.Giotis@12pm.eu) MSc, Ph.D. C., PMP, PMI-ACP, CSP, CST που κατέχει δεκάδες επαγγελματικές πιστοποιήσεις. ΣΥΝΤΟΜΟ ΒΙΟΓΡΑΦΙΚΟ..

COURSE OUTLINE

 

Part I: Setting the Stage for a Successful PMO Implementation

• Module 1 Introduction — Building a PMO That Executives Embrace
• Module 2 The Right People, the Right Tools, the Right Data, the Wrong Result — Why PMO Implementations Fail
• Module 3 What Is a PMO and What Should a High-Value PMO Do?
• Module 4 Moving Project Management from the Cost Model to the Throughput Model

Part II: Strategic Planning — Choosing the Right Project Mix

• Module 5 Strategic Planning — The Number One Reason for Project Manager Stress
• Module 6 Applying Deming, Goldratt, and Six Sigma to Systems Thinking
• Module 7 The Eight Major Subsystems That Strategic Planning and Project Management Must Address
• Module 8 The 4 ? 4 Approach to Strategic Planning
• Module 9 The Right Marketing Projects
• Module 10 Securing the Future — The 10-Year Advantage Via Theory of Constraints

Part III: The PMO in Detail

• Module 11 The Governance Board and Prioritization Management
• Module 12 Linking Project Progress to Strategic Objectives — The Executive Radar Screen
• Module 13 Delivery Management and Acceleration
• Module 14 Project Portfolio Management
• Module 15 Resource Portfolio Management
• Module 16 Asset Portfolio Management
• Module 17 Managing the Multi-Project Environment — The Critical Chain Approach
• Module 18 Reducing Negative Human Behavior
• Module 19 PMO Organization Models
• Module 20 PMO Roles and Responsibilities
• Module 21 Inputs and Outputs to a PMO
• Module 22 PMO Measurement System

Part IV: Implementing a PMO

• Chapter 25  The Executive Proposal in Detail
• Chapter 26  Obtaining Executive Buy-In
• Chapter 27  The PMO Value Proposition Maturity  Model — Where Is Your PMO?
• Chapter 28  The Road Map to Implementing a PMO  Executives Will Embrace
• Chapter 29  Sustaining the PMO Value — Moving from the Supply Side to the Market Side

ΠΟΥ ΟΔΗΓΕΙ Η ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ

Αυτή η εκπαίδευση βοηθά στην απόκτηση γνώσεων για την επιτυχημένη σχεδίαση, υλοποίηση και λειτουργία του Project Management Office προς αποφυγή καταστάσεων όπως παρακάτω: